Instruks for Valgkomite (VK) Vedtatt av Fuglehundtinget juni 2022

VKs medlemmer velges av Fuglehundtinget, jf Lover for FKF § 3-4. Denne instruksen må leses sammen med Lover for FKF. VK fatter ikke enkeltvedtak som kan påankes, men beslutninger 

Oppgave

VKs oppgave er å fremme forslag til Fuglehundtinget på kandidater til de verv som det etter FKFs lover tilligger Fuglehundtinget å velge. VK skal i sitt forslag tilstrebe sammensetninger med gode forutsetninger for samarbeid, samt evner til å ivareta alle deler av FKF-organisasjonens felles interesser. VK skal holde seg orientert om arbeidet blant de tillitsvalgte i FKF og være kjent med hvilken kompetanse det er behov for og hvordan organene fungerer. 

VK skal aktivt søke kontakt med FKFs medlemmer for å sikre at disse har prosess mht å vurdere og eventuelt innstille mulige kandidater. Dersom VK når 1. mars fristen nærmer seg har mottatt få kandidater skal kontakten med medlemmene følges opp for å sikre at det er prosess vedrørende vurdering og innstilling av mulige kandidater. VK skal også selvstendig vurdere mulige kandidater.

Sammensetning, beslutningsdyktighet m.m. 

1. I henhold til lovene. Valgkomitéen består av 3 medlemmer som velges for 3 år etter innstilling fra valgkomiteen. Medlem kan ikke gjenvelges. I tillegg velges det et varamedlem for et år. Ved første gangs valg velges medlemmene for henholdsvis et, to og tre år. Det medlem som har fungert lengst, er valgkomiteens leder. VKs Leder har ansvaret for å organisere arbeidet. 
2. VK er beslutningsdyktig når minst 3 medlemmer inklusiv varamedlem er til stede/deltar i beslutningen. 
3. Fratrer et medlem i valgperioden, går varamedlemmet inn som fast VK-medlem.

Vedtaksmuligheter 

1. VK skal tilstrebe å komme med en enstemmig innstilling. 
2. Lykkes ikke VK å oppfylle pkt 2.1 må delt innstilling aksepteres. 

Saksbehandling

Komiteen skal til enhver tid følge FKFs gjeldende lover, hvilket bl.a. innebærer at: 

1. VKs Leder har ansvar for å organisere komiteens arbeid og innkalle til møter ved behov eller dersom ett av de øvrige medlemmer krever det. 
2. VKs Leder skal innkalle komiteen til et oppstartsmøte i god tid før 1.mars, fortrinnsvis i januar, og et ytterligere møte i god tid før 1. mars. Møtene kan være digitale/teams.
3. VK bør årlig ha møte eller annen kontakt med leder av FKF 
4. VK skal iht Oppgaven (ovenfor) ha aktiv kontakt med FKFs medlemsklubber for å sikre god valgprosess. 
5. VK skal avklare med alle som innstilles at de er villig til å ta verv. 
6. VK skal informere alle kandidater, også kandidater fra innkomne forslag, om instrukser og arbeidsvilkår for det aktuelle organ. 
7. VK skal etterspørre en kort presentasjon av alle foreslåtte kandidater, også for de innkomne foreslåtte. 
8. Når alle innstilte kandidater har svart bekreftende sendes listen med innkomne forslag og VKs innstilling til styret i FKF
9. Hvert enkelt medlem av komiteen må selv vurdere sin habilitet basert på NKKs saksbehandlingsregler § 3. Ved tvil avgjøres eventuell inhabilitet av komiteens øvrige medlemmer, inkludert varamedlem. 
10.  Saksbehandlingen skjer enten skriftlig, pr. e-post, konferansetelefon eller ved møter. Leder avgjør behandlingsform. 

Kommunikasjon 

1. VK skal ved sin kommunikasjon hensynta det som fremgår ovenfor og eller det som er bestemt, men bestemmer utover det selv hvordan den vil kommunisere med medlemmene og foreslåtte kandidater. 
2. Til ordinært Fuglehundting gir VK skriftlig rapport om komiteens virksomhet i løpet av året. Komiteen bør i sin rapport til Fuglehundtinget omtale utfordringer og komme med konkrete forslag til endringer overfor Fuglehundtinget innen komiteens saksområde. 
3. VK leverer sin innstilling for alle valg som skal velges, innen 1. april. Rapport og innstilling sendes FKFs sekretær. Styret i FKF kan sette tidligere frist dersom dette er nødvendig pga tidlig Fuglehundting.
4. VKs skal med sin innstilling legge ved en presentasjon av alle kandidatene som er lovlig fremmet.
5. Fristen for å komme med forslag er iht lovene 1. mars. Forslag sendes Valgkomiteen. Se § 3-3. 
6. Dersom det mellom 1. mars og den lovsatte frist for utsendelse av sakspapirene (senest 4 uker før Fuglehundtinget, jf § 3-3) kommer inn forslag til valgkomiteen, skal disse medtas som del av Valgkomiteens informasjon til FT. Disse er ikke en del av kandidatene fremmet innen fristen, men skal derfor legges frem for Fuglehundtinget for at Fuglehundtinget skal kunne stemme over om disse skal medtas i valget.  
7. Forslag som kommer inn etter at sakspapirer er utsendt, likestilles med og behandles som benkeforslag, og kan derved bare fremmes/fremlegges om vilkårene for benkeforslag iht loven er til stede (ikke kandidater/ikke kandidat som er valgt), jf § 3-4 (4). 

Generelt 

1. Det gis ingen møtegodtgjørelse for arbeid i komiteen, men dokumenterte faktiske utgifter til reise og telefon sendes FKFs sekretær for refusjon. 
2. Etter valget er gjennomført tilskriver FKFs sekretær alle kandidater med orientering om valgresultatet.